Que vous organisiez un événement sportif ou culturel en tant que professionnel ou un mariage, un baptême ou encore un anniversaire en tant que particulier, il est souvent nécessaire de recourir à une assurance pour couvrir tous les dommages susceptibles d’être causés aux biens ou aux personnes en cas de problème.
Il est important de couvrir sa responsabilité en tant qu’organisateur, de protéger les personnes invitées, mais aussi de garantir les biens pendant la manifestation contre les risques de vol, d’incendie ou de vandalisme.
- Les assurances nécessaires en tant que professionnel de l’événementiel
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Quelles assurances en tant qu’organisateur professionnel d’un événement ?
Il peut être tentant de se lancer dans l’organisation d’événements mais il est essentiel de bien identifier les risques, de connaître la réglementation en vigueur et de souscrire aux assurances obligatoires ou vivement conseillées pour éviter tout problème. Chaque événement est un événement particulier avec son lot de risques potentiels (intoxication alimentaire, accidents, travail en hauteur, conditions climatiques etc.). Il est donc capital pour chaque événement de se poser les bonnes questions !
En tant qu’organisateur d’un événement professionnel, il est obligatoire, pour une gestion sereine de toutes vos manifestations, de souscrire à une assurance responsabilité civile « organisateur » (RCO) mais aussi à une assurance responsabilité civile « dirigeant ».
La première couvre la société organisatrice en tant que personne morale tandis que la seconde couvre le dirigeant en tant qu’individu, si sa société venait à être défaillante et qu’un problème grave survenait lors d’une manifestation.
La RCO permet d’être couvert pour tous dommages matériels, financiers ou corporels causés à d’autres personnes si votre responsabilité était engagée dans le respect du règlement de sécurité. L’assurance RCO peut être souscrite ponctuellement pour un événement spécifique ou pour l’année complète si votre événement était organisé de façon récurrente. L’identification des risques potentiels, vous conduira, au-delà de cette assurance à devoir souscrire à d’autres assurances complémentaires selon le profil de votre événement : nombre important de personnes, activités sportives dites à risque ou même encore selon le lieu.
Qu’il s’agisse d’un établissement de plein air, d’un chapiteau, d’une tente, d’une salle de conférence ou de spectacle etc., votre lieu de manifestation a des contraintes réglementaires en tant qu’ERP, c’est-à-dire Etablissement Recevant du Public. Il est indispensable de connaître la réglementation applicable à chaque type de structure afin d’appliquer les mesures de sécurité adéquates qui garantiront la mise en application de votre assurance en cas de dommages.
Au-delà du lieu, il faut également prévoir une assurance sur le matériel auquel a recours votre société. L’assurance peut s’appliquer sur le matériel loué, dès sa prise en charge et donc transport compris, ou sur votre propre matériel. En effet, il n’est pas rare d’utiliser des équipements très onéreux, il est donc important qu’ils soient correctement assurés. L’assurance souscrite garantit généralement la perte ou le vol des biens assurés, l’incendie, le bris ou les dommages causés lors d’événements climatiques particuliers.
L’assurance annulation, pour les gros événements, n’est pas à négliger non plus. Elle permet aux organisateurs de se couvrir contre les conséquences financières liées à l’annulation ou le report de leurs manifestations.
Le personnel présent sur le site de l’événement, bénévole ou salarié, peut être victime d’un accident ou causer un accident à un tiers. Il est donc important d’avoir recours à une assurance accident professionnel qui couvrira les dommages en cas de problèmes (incapacité, décès ou encore invalidité)
Quelles assurances en tant qu’organisateur particulier d’un événement ?
Vous envisagez d’organiser une soirée à l’occasion d’une fête familiale (anniversaire, mariage, baptême etc.) et vous avez besoin de louer une salle ? Vérifiez avant tout l’assurance souscrite pour cette salle !
L’assurance peut avoir été souscrite par le propriétaire de la salle et dans ce cas, elle est incluse dans votre contrat de location. Vérifiez néanmoins les risques couverts et le montant des franchises.
Si l’assurance n’a pas été souscrite par le propriétaire, vous devrez vous en charger, en évaluant les risques potentiels à couvrir. Votre assurance responsabilité civile devrait vous permettre de garantir une bonne partie des risques estimés, mais parfois une extension d’assurance peut être nécessaire. Contactez votre assureur pour lui parler de votre projet ! Une fois toutes les formalités accomplies, vous pourrez, lors de la signature du contrat de location, transmettre votre attestation d’assurance au propriétaire de la salle.
N’oubliez pas que c’est vous l’organisateur. Vous devrez veiller à faire respecter toutes les règles de sécurité (ex : accès facilité aux issues de secours) sous réserve que les garanties ne s’appliquent pas en cas de manquement à ces différentes obligations.
Une autre assurance peut également être intéressante à étudier : si vous pensez devoir engager des frais importants pour l’organisation de votre manifestation (arrhes versées pour le traiteur, l’animation, la location de la salle, etc.), une assurance annulation peut être pertinente. Elle vous couvrirait contre toutes conséquences financières occasionnées par le report ou l’annulation de votre événement.
Vous voulez en savoir plus sur les différents types d’assurance ? Lisez notre article sur le rôle joué par les assurances.